Versorgungsordnung für die bAV: Pflicht, Inhalt, Erstellung
Ob Sie eine Versorgungsordnung brauchen, was hineingehört und wer sie erstellt.
Das Wichtigste in Kürze
- Keine gesetzliche Pflicht, aber der Standard: Ohne Versorgungsordnung gelten Einzelzusagen, betriebliche Übung und Gleichbehandlungsgrundsatz.
- Form nach Betrieb: Gesamtzusage ohne Betriebsrat, Betriebsvereinbarung mit Betriebsrat — die Verteilung ist mitbestimmt (§ 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG).
- Der Zuschuss gehört hinein: mindestens 15 % bei Entgeltumwandlung (§ 1a Abs. 1a BetrAVG), seit 2022 auch für Altverträge.
- Beitragsgrenzen als Prozentsatz der BBG formulieren, nicht als Euro-Betrag — sonst veraltet die Ordnung jedes Jahr.
- Ohne Änderungsvorbehalt gilt jede Anpassung nur für die, die sie einzeln unterschreiben.
- Konzept vom Makler, Formulierung von der Kanzlei, Steuerfragen beim Steuerberater — jährlich und anlassbezogen prüfen.
So läuft es: Versorgungsordnung für die bAV
Von Sebastian Dreschmann, Geschäftsführer · · aktualisiert am
Einzelverträge ohne Versorgungsordnung sind ein Haftungs-, kein Ordnungsproblem. Wer über Jahre bAV-Verträge einzeln abgeschlossen hat — verschiedene Anbieter, verschiedene Zuschüsse, verschiedene Formulierungen —, hat kein Versorgungswerk, sondern eine Sammlung von Zusagen, für die er in jedem Einzelfall geradesteht.
Diese Seite beantwortet, ob Sie eine Versorgungsordnung für die bAV brauchen, in welcher Form sie gilt, was hineingehört, wer sie erstellt und welche Risiken ohne sie entstehen. Die Pflichten des Arbeitgebers im Überblick stehen auf der Seite Betriebliche Altersvorsorge für Arbeitgeber.
Braucht ein Arbeitgeber eine Versorgungsordnung?
Eine Pflicht zum Dokument gibt es nicht, eine Pflicht zum Nachweis schon. Nach § 1 BetrAVG entsteht betriebliche Altersversorgung durch eine Zusage des Arbeitgebers. In welcher Form er sie erteilt, schreibt das Gesetz nicht vor. Was es aber verlangt, lässt sich ohne einheitliche Regel kaum belegen.
Drei Anforderungen gelten mit oder ohne Ordnung. Vergleichbare Beschäftigte müssen gleich behandelt werden. Wer Entgelt umwandelt, hat Anspruch auf einen Zuschuss von mindestens 15 %, soweit der Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge spart. Und seit August 2022 verlangt das Nachweisgesetz, dass Beschäftigte Name und Anschrift des Versorgungsträgers schriftlich erhalten, sofern der Versorgungsträger das nicht selbst übernimmt.
Die Versorgungsordnung ist das Dokument, das alle drei Fragen auf einmal beantwortet. Sie ist die Regel; der Versicherungsvertrag ist nur die Umsetzung. Ab der zweiten Zusage im Betrieb ist sie deshalb kein Extra, sondern die einfachste Form, die eigene Haftung zu begrenzen.
In welcher Form eine Versorgungsordnung gilt
Die Form entscheidet, wie Sie die Ordnung später ändern können. Arbeitsrechtlich heißt das „Rechtsbegründungsakt": der Weg, auf dem die Zusage verbindlich wird. Für die meisten Betriebe kommen drei Formen in Frage; in tarifgebundenen Betrieben kommt der Tarifvertrag hinzu.
- eigener Wortlaut je Beschäftigtem
- Änderung nur mit Zustimmung des Einzelnen
- in kleinen Betrieben verbreitet, schwer zu überblicken
- Gleichbehandlung muss einzeln belegt werden
- einseitige Erklärung an die ganze Belegschaft
- Bekanntgabe per Aushändigung oder Aushang
- Änderung über einen Änderungsvorbehalt
- übliche Form der Versorgungsordnung
- mit dem Betriebsrat geschlossen
- gilt unmittelbar für alle Beschäftigten
- Pflicht für ein Optionssystem
- Änderung durch neue Vereinbarung
Die Gesamtzusage ist der Regelfall in Betrieben ohne Betriebsrat. Gibt es einen Betriebsrat, führt an ihm ohnehin kein Weg vorbei — dazu der nächste Abschnitt. Widersprechen sich Versicherungsvertrag und Ordnung, gilt im Zweifel das, was Sie zugesagt haben.
Was in eine Versorgungsordnung gehört
Fünf Regelungspunkte tragen das Dokument, drei weitere schließen die typischen Lücken. Fehlt einer, entsteht die Lücke dort, wo später gestritten wird.
Der Personenkreis ist der Punkt, an dem Gleichbehandlung entschieden wird. Wer einzelne Beschäftigte ausnimmt, braucht dafür einen sachlichen Grund, der im Dokument steht — nicht im Kopf des Geschäftsführers.
Der Zuschuss ist seit 2022 der häufigste Fehler in bestehenden Ordnungen: Viele stammen aus einer Zeit vor der Zuschusspflicht und nennen ihn gar nicht. Für neue Verträge gilt der Zuschuss seit 2019, für Altverträge seit 2022 — die Ordnung muss beides abbilden. Die Rechenregeln stehen unter Arbeitgeberzuschuss zur bAV.
Die Beitragsgrenzen sollten als Prozentsatz der Beitragsbemessungsgrenze formuliert sein, nicht als Euro-Betrag. Steuerfrei sind 8 % der BBG — 2026 sind das 8.112 € im Jahr —, sozialversicherungsfrei 4 %, also 4.056 €. Die BBG ändert sich jährlich; eine Ordnung mit Euro-Beträgen ist im Folgejahr überholt. Die aktuellen Werte stehen unter Beitragsbemessungsgrenze und bAV-Höchstbeiträge 2026.
Arbeitgeberfinanziert oder Entgeltumwandlung: was sich unterscheidet
Wer zahlt, bestimmt, was die Ordnung regeln muss. Viele Betriebe haben beides: eine Entgeltumwandlung mit Zuschuss und für einzelne Gruppen einen Beitrag, den allein der Arbeitgeber trägt. Die Ordnung muss beide Teile getrennt regeln.
- Arbeitgeber legt Budget und Weg fest
- Leistungsplan: wer bekommt wie viel
- Unverfallbarkeit nach Fristen (§ 1b BetrAVG)
- Verteilung mitbestimmt, wenn Betriebsrat
- Anspruch folgt aus § 1a BetrAVG
- Zuschuss mindestens 15 %, pauschal oder spitz
- Anwartschaft sofort unverfallbar
- Verfahren: Antrag, Änderung, Ruhen
Der Betriebsrat redet bei der Verteilung mit, nicht beim Ob. Ob der Arbeitgeber eine arbeitgeberfinanzierte Versorgung einführt, wie viel Geld er dafür bereitstellt und welchen Durchführungsweg er wählt, entscheidet er allein. Wie die Mittel verteilt werden, unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG. Bei der Entgeltumwandlung ist der Spielraum kleiner, weil Anspruch und Mindestzuschuss aus dem Gesetz folgen. Wo genau die Grenze im Einzelfall verläuft, klärt die Kanzlei.
Haftungsrisiken ohne Versorgungsordnung
Ohne einheitliche Regel entsteht das Versorgungswerk aus Einzelfällen. Die Risiken daraus sind keine theoretischen: Sie realisieren sich beim Austritt, im Leistungsfall, bei der Betriebsprüfung und beim Unternehmensverkauf.
Welche Fehler ohne Versorgungsordnung typischerweise entstehen, vom ungeprüften Bestand bis zur mündlichen Zusage, zeigt der Ratgeber Die häufigsten Fehler in der bAV.
Wichtig: Eine fehlende Versorgungsordnung ist kein Ordnungsmangel, sondern eine offene Haftung. Sie wird nicht kleiner, wenn man sie nicht anschaut — sie wächst mit jedem Vertrag, der dazukommt.
Was das BRSG II in der Versorgungsordnung auslöst
Ein Optionssystem oder ein geänderter Zuschuss wirken erst, wenn sie in der Ordnung stehen. Das Zweite Betriebsrentenstärkungsgesetz erweitert die Möglichkeiten für Arbeitgeber — automatische Teilnahme mit Widerspruchsrecht, Sozialpartnermodell, geänderte Zuschussregeln. Keine dieser Möglichkeiten setzt sich von selbst um: Sie muss in der Versorgungsordnung, bei einem Optionssystem in einer Betriebsvereinbarung, festgehalten werden. Welche Änderungen das Gesetz konkret bringt, lesen Sie unter BRSG II: Was sich für Arbeitgeber ändert; die amtlichen Antworten stehen beim BMAS.
Wer die Versorgungsordnung erstellt
Konzept vom Makler, Formulierung von der Kanzlei, Steuerfragen beim Steuerberater. Diese Arbeitsteilung ist keine Bequemlichkeit, sondern eine gesetzliche Grenze: Die rechtliche Formulierung einer Zusage für einen bestimmten Betrieb ist eine Rechtsdienstleistung und gehört nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz zu Rechtsanwälten. Ein Versicherungsmakler liefert Zahlen und Konzept, keine Rechts- oder Steuerberatung.
Was die Erstellung kostet, hängt vom Bestand ab, nicht vom Dokument. Eine neue Ordnung für einen Betrieb ohne Altverträge ist schnell formuliert. Aufwendig wird es, wenn Einzelzusagen aus verschiedenen Jahren und bei verschiedenen Anbietern unter eine Regel gefasst werden müssen. Lassen Sie sich die Kanzleikosten vor der Beauftragung schriftlich nennen.
Reicht ein Muster vom Versicherer?
Ein Muster ist ein Ausgangspunkt, keine fertige Ordnung. Viele Versicherer stellen Muster-Versorgungsordnungen bereit. Sie sind auf den eigenen Tarif und den eigenen Durchführungsweg zugeschnitten. Altverträge bei anderen Anbietern, Ausnahmen beim Personenkreis, eine eigene Probezeitregel oder ein Zuschuss über 15 % kommen darin nicht vor. Wer ein Muster übernimmt, sollte es gegen den tatsächlichen Bestand prüfen lassen.
So läuft die Erstellung bei GfbV ab
Vom Bestand zur gültigen Ordnung in fünf Schritten. Das Versorgungskonzept liegt nach 5 Werktagen vor; die Dauer der übrigen Schritte hängt von Kanzlei, Steuerberater und gegebenenfalls Betriebsrat ab.
- BestandsaufnahmeVorhandene Ordnung, Einzelzusagen, Verträge und Zuschuss.
- VersorgungskonzeptPersonenkreis, Weg, Zuschuss, Grenzen und Verfahren.
- Entwurf und AbstimmungRechtliche Formulierung, steuerliche Würdigung, ggf. Betriebsrat.
- BekanntgabeAushändigung an die Belegschaft in der Einzelberatung.
- PflegeBei Gesetzesänderung, Anbieterwechsel und Betriebsübergang.
Die Bestandsaufnahme ist bei bestehenden Beständen der aufwendigste Schritt. Einzelzusagen aus verschiedenen Jahren müssen unter eine Regel gefasst werden, ohne dass jemand schlechter gestellt wird — Bestandsschutz für das, was bereits zugesagt ist, einheitliche Regel für alles Neue. Wie die Bestandsaufnahme im Detail abläuft, steht unter Bestehende bAV prüfen.
Die Bekanntgabe wird am häufigsten übersprungen. Eine Ordnung, die im Ordner liegt und nie ausgehändigt wurde, ist rechtlich angreifbar und praktisch wirkungslos. Die Bekanntgabe gehört deshalb in die Einzelberatung: Jeder Beschäftigte erhält die Ordnung und erfährt im Gespräch, was sie für sein Gehalt bedeutet. In Betrieben mit Einzelberatung liegt die Teilnahmequote bei 71 %.
Die Pflege ist kein Abschluss, sondern ein Rhythmus. Rechengrößen ändern sich jährlich, Gesetze in Abständen, Anbieter und Betriebsräte gelegentlich. Wer die Ordnung einmal im Jahr durchsieht, fängt die häufigste Lücke — den Zuschuss für Altverträge — ab, bevor sie zur Nachforderung wird.
Nächster Schritt
Schildern Sie uns über das Formular unten kurz Ihre Ausgangslage; Sie erhalten von uns die Liste der benötigten Unterlagen per E-Mail. Wir prüfen Ihre Versorgungsordnung oder die vorhandenen Einzelzusagen mit unserer Kooperationskanzlei: Passen Personenkreis, Zuschussregel, Beitragsgrenzen und Änderungsvorbehalt noch zur Rechtslage? Sie erhalten einen schriftlichen Befund. Gibt es noch keine Ordnung, beginnen wir mit der Bestandsaufnahme der Verträge. Ein Berater meldet sich per E-Mail.
Die Inhalte sind allgemein gehalten und ersetzen keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall.
In 30 Minuten erhalten Sie eine komplette Auswertung Ihrer Situation. Kostenfrei und unverbindlich, per Video.
Hinweis: Diese Seite informiert allgemein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Konkrete Fragen klären wir gemeinsam mit Ihrem Steuerberater.
Bestehende bAV auf den Prüfstand
Wir sichten Ihre Verträge und Regelungen und zeigen, wo Handlungsbedarf besteht. Die Liste der benötigten Unterlagen erhalten Sie per E-Mail.
- Zuschuss, Versorgungsordnung, Dokumentation
- Anbieter- und Tarifqualität
- Priorisierte Maßnahmenliste
- Absenden. Sie erhalten sofort eine Eingangsbestätigung.
- Einordnung. Ein Berater meldet sich per E-Mail.
- Termin. In 30 Minuten erhalten Sie eine komplette Auswertung Ihrer Situation.
Bestand prüfen lassen
Häufige Fragen
Braucht ein Arbeitgeber eine Versorgungsordnung für die bAV?
Gesetzlich vorgeschrieben ist sie nicht — das Betriebsrentengesetz verlangt kein eigenes Dokument. Nach Einschätzung der GfbV (Gesellschaft für betriebliche Versorgung) braucht sie trotzdem jeder Arbeitgeber, der mehr als eine Zusage gibt: Ohne einheitliches Regelwerk lassen sich Gleichbehandlung und richtig gezahlter Zuschuss (mindestens 15 % nach § 1a Abs. 1a BetrAVG) kaum nachweisen.
Wer erstellt eine Versorgungsordnung für die bAV?
Arbeitsteilig. Das Konzept — Personenkreis, Durchführungsweg, Zuschuss, Verfahren — kommt vom bAV-Makler; die rechtliche Formulierung übernimmt eine auf Betriebsrentenrecht spezialisierte Kanzlei, weil sie eine Rechtsdienstleistung ist. Steuerliche Fragen klärt der Steuerberater. GfbV liefert die Vorlage aus dem Versorgungskonzept und stimmt sie mit ihrer Kooperationskanzlei ab.
Was ist der Unterschied zwischen Versorgungsordnung und Betriebsvereinbarung?
Die Versorgungsordnung ist eine Regelung des Arbeitgebers, die meist als Gesamtzusage an die Belegschaft ausgesprochen wird. Eine Betriebsvereinbarung wird mit dem Betriebsrat geschlossen; für ein Optionssystem, bei dem Beschäftigte automatisch teilnehmen und aktiv widersprechen müssen, ist sie zwingend. Beides kann nebeneinander bestehen — wichtig ist, dass sich die Dokumente nicht widersprechen.
Hat der Betriebsrat bei der Versorgungsordnung mitzureden?
Teilweise. Ob der Arbeitgeber eine arbeitgeberfinanzierte Versorgung einführt, wie viel Geld er dafür bereitstellt und welchen Durchführungsweg er wählt, entscheidet er allein. Wie die Mittel verteilt werden — wer nach welchen Regeln was bekommt —, unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG. Wo es einen Betriebsrat gibt, wird die Ordnung deshalb meist als Betriebsvereinbarung geschlossen.
Was passiert, wenn es keine Versorgungsordnung gibt?
Dann besteht das Versorgungswerk aus Einzelzusagen — jede mit eigenem Wortlaut, oft aus verschiedenen Jahren und mit verschiedenen Anbietern. Ansprüche entstehen aus dem jeweiligen Vertrag, aus betrieblicher Übung und aus dem Gleichbehandlungsgrundsatz. Für den Arbeitgeber ist das schwer zu überblicken und im Streitfall schwer zu verteidigen.
Reicht eine Muster-Versorgungsordnung vom Versicherer?
Als Ausgangspunkt ja, als fertige Ordnung selten. Muster der Versicherer sind auf den eigenen Tarif und Durchführungsweg zugeschnitten. Sie bilden weder Altverträge bei anderen Anbietern ab noch betriebliche Besonderheiten wie Probezeitregeln, Ausnahmen beim Personenkreis oder einen Zuschuss über 15 %. Wer ein Muster übernimmt, sollte es gegen den tatsächlichen Bestand prüfen lassen.
Muss die Versorgungsordnung wegen des BRSG II angepasst werden?
Nicht automatisch. Wer aber ein Optionssystem einführt, den Zuschuss anhebt oder das Sozialpartnermodell nutzt, muss das in der Ordnung festhalten — sonst gilt die Änderung nur für die Beschäftigten, die sie einzeln unterschrieben haben.
Wie oft sollte eine Versorgungsordnung geprüft werden?
Einmal im Jahr und bei jedem Anlass: Gesetzesänderung, Anbieterwechsel, Betriebsübergang, neuer Betriebsrat. Die häufigste Lücke in bestehenden Ordnungen ist der Arbeitgeberzuschuss, der seit 2022 auch für Verträge von vor 2019 gilt — gefolgt von Beitragsgrenzen, die als Euro-Betrag statt als Prozentsatz der Beitragsbemessungsgrenze formuliert sind.